טופס אינטייק טיפולי הוא השאלון שהמטופל ממלא לפני המפגש הראשון: פרטים אישיים, סיבת הפנייה, רקע רפואי ותרופות, טיפולים קודמים, והסכמה לטיפול עם חתימה. טופס טוב חוסך זמן בתחילת הפגישה, נותן למטפל תמונה מסודרת מראש ונשמר כחלק מתיק המטופל.
במדריך נעבור על החלקים שכדאי לכלול בטופס, על ההבדל בין אינטייק, הצהרת בריאות וטופס הסכמה, ועל הדרך לשלוח את הטופס מראש כך שיגיע מלא וחתום לפני שהמטופל נכנס לחדר.
מה כולל טופס אינטייק טיפולי
אין נוסח אחד שמתאים לכל קליניקה. המבנה משתנה בין פסיכותרפיה, פיזיותרפיה, תזונה, רפואה משלימה וטיפולים אסתטיים, אבל רוב הטפסים בנויים מאותם חמישה חלקים.
פרטים אישיים ואיש קשר לחירום
שם מלא, תאריך לידה, טלפון, כתובת דוא"ל ואיש קשר לשעת חירום. כשהמטופל קטין מוסיפים את פרטי ההורה או האפוטרופוס ואת חתימתו.
סיבת הפנייה וציפיות מהטיפול
שאלה פתוחה אחת או שתיים: מה הביא אותך לטיפול, ממתי זה קיים, ומה היית רוצה שישתנה. ברוב התחומים זה החלק שהמטפל קורא ראשון, ולכן עדיף שדה טקסט חופשי על פני רשימת סימונים.
רקע רפואי, תרופות ורגישויות
מחלות רקע, ניתוחים, תרופות קבועות, אלרגיות והיריון. בטיפולי גוף ובטיפולים אסתטיים המידע הזה קובע אם אפשר לבצע את הטיפול בכלל, ולכן הוא מופיע גם בהצהרת הבריאות.
טיפולים קודמים
האם המטופל היה בטיפול דומה, אצל מי ולכמה זמן, ומה עזר או לא עזר. כך לא חוזרים בפגישה הראשונה על מה שכבר נוסה.
הסכמה, מדיניות וחתימה
הסכמה לטיפול, מדיניות ביטולים ואיחורים, הסבר על סודיות ועל השימוש במידע, וחתימה עם תאריך. החלק הזה הופך את הטופס ממסמך היכרות למסמך שאפשר להסתמך עליו.
אינטייק, הצהרת בריאות וטופס הסכמה: מה ההבדל
שלושת המסמכים נראים דומים, אבל לכל אחד תפקיד אחר:
| מסמך | המטרה | מתי ממלאים |
|---|---|---|
| טופס אינטייק | היכרות עם המטופל, הרקע וסיבת הפנייה | לפני המפגש הראשון |
| הצהרת בריאות | וידוא שאין מניעה רפואית לטיפול | לפני טיפול ראשון, ובחלק מהקליניקות לפני כל סדרה |
| טופס הסכמה לטיפול | הסכמה מדעת לטיפול ולתנאיו | לפני תחילת הטיפול, עם חתימה |
בקליניקות קטנות נוח לאחד את שלושתם לטופס אחד עם כמה חלקים. בקליניקות שבהן ההצהרה הרפואית מתעדכנת לפני כל סדרת טיפולים, עדיף להשאיר אותה טופס נפרד. על המבנה של הצהרה רפואית מהנייד אפשר לקרוא בעמוד הצהרת בריאות דיגיטלית.
למה לעבור מטופס נייר לטופס דיגיטלי
- המטופל ממלא בבית, בקצב שלו, ולא על הברך בחדר ההמתנה.
- אין כתב יד לפענח ואין שדות חובה שנשארו ריקים, כי הטופס לא נשלח בלי הם.
- הטופס נשמר בכרטיס המטופל ולא בקלסר או בתמונה בוואטסאפ, ואפשר למצוא אותו גם אחרי שנה.
- רואים מראש מי לא מילא, ואפשר לשלוח תזכורת לפני הפגישה במקום לגלות את זה בדלת.
איך שולחים טופס אינטייק לפני הפגישה הראשונה
- בונים את הטופס פעם אחת לפי החלקים שלמעלה, ומחליטים אילו שדות חובה.
- מצרפים את הקישור לטופס להודעת אישור התור או לתזכורת שנשלחת לפני הפגישה.
- המטופל ממלא וחותם מהנייד, בלי להדפיס ובלי לסרוק.
- הטופס החתום נשמר בכרטיס המטופל ומחכה למטפל לפני תחילת המפגש.
בתפעולית הטפסים הדיגיטליים והחתימות מחוברים ליומן: הקישור לטופס יוצא יחד עם התזכורות בוואטסאפ, והטופס החתום נכנס לכרטיס הלקוח. מטפלים ומטפלות שעובדים לבד או בקליניקה משותפת יכולים לראות איך זה בנוי בעמוד מערכת לניהול קליניקה למטפלים.
טעויות נפוצות בטופס אינטייק
- טופס ארוך מדי. כל שאלה שהמטפל לא משתמש בה מאריכה את המילוי ומורידה את הסיכוי שהטופס יגיע מלא.
- רק שאלות סגורות. סימון V לא מספר למה המטופל הגיע. שאלה פתוחה אחת על סיבת הפנייה שווה יותר מעשר תיבות סימון.
- טפסים חתומים שמפוזרים בין המייל, הוואטסאפ והמגירה. ביום שצריך אותם, קשה למצוא.
- טופס שלא מתעדכן. כשהמטופל חוזר אחרי הפסקה ארוכה, כדאי לשלוח לו שוב את החלק הרפואי.
שמירה על פרטיות המידע בטופס
טופס אינטייק מכיל מידע רפואי ואישי רגיש, ולכן חלים עליו חוק הגנת הפרטיות ותקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017. בפועל זה אומר לשאול בטופס רק מה שנחוץ לטיפול, להגביל את הגישה לטפסים לאנשי הצוות שצריכים אותם, ולא להעביר טפסים מלאים בצ'אט או במייל פתוח. הרחבה על הנושא במאמר פרטיות מטופלים בתוכנה לניהול מרפאה.
להתחיל לשלוח טפסים דיגיטליים
אם אתם עדיין מחלקים טפסי נייר בקבלה, אפשר לבנות את טופס האינטייק בתפעולית ולשלוח אותו כבר לתורים של השבוע הבא. התנסו שבועיים חינם, ללא התחייבות, או התקשרו ל-04-8803377.
